Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt zur korrekten Abrechnung

Wer eine Wohnung vermietet und Vorauszahlungen für Betriebskosten vereinbart hat, muss einmal im Jahr abrechnen. Die gute Nachricht: Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist keine Zauberei, wenn man die Schritte in der richtigen Reihenfolge geht. Diese Anleitung zeigt den Weg für private Vermieter mit einer oder wenigen Wohnungen.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§556 Abs. 3 BGB). In der Praxis ist das fast immer das Kalenderjahr. Wichtig ist die Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen. Für das Jahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Kommt die Abrechnung später, sind Nachforderungen ausgeschlossen, ein Guthaben muss der Vermieter trotzdem auszahlen.

Schritt 2: Umlagefähige Kosten zusammenstellen

Umgelegt werden dürfen nur die laufenden Betriebskosten aus §2 der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Schornsteinfeger. Nicht umlagefähig sind Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungskosten. Eine Besonderheit seit Juli 2024: Kabel-TV-Gebühren dürfen nicht mehr umgelegt werden. Details dazu im Ratgeber Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Schritt 3: Umlageschlüssel wählen

Steht im Mietvertrag nichts anderes, gilt die Wohnfläche als gesetzlicher Schlüssel (§556a Abs. 1 BGB). Daneben sind üblich:

• Wohnfläche: der Standard für Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege und die meisten anderen Positionen.
• Personenzahl: verursachungsnah für Müll oder Wasser ohne Zähler, aber nur wenn vertraglich vereinbart.
• Verbrauch: Pflicht, wenn der Verbrauch erfasst wird, etwa bei Wasserzählern.
• Miteigentumsanteil: üblich bei vermieteten Eigentumswohnungen, angelehnt an die WEG-Abrechnung.

Schritt 4: Heizung und Warmwasser nach Heizkostenverordnung

Heiz- und Warmwasserkosten haben eigene Regeln: 50 bis 70 Prozent müssen nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche. Bei einer verbundenen Anlage wird die Warmwasser-Wärmemenge nach §9 HeizkostenV rechnerisch abgetrennt. Seit 2023 kommt die CO2-Kostenaufteilung dazu: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto mehr der CO2-Kosten trägt der Vermieter. Wie das genau funktioniert, erklärt der Ratgeber CO2-Kosten richtig aufteilen.

Schritt 5: Mieterwechsel und Leerstand berücksichtigen

Zieht ein Mieter im Laufe des Jahres ein oder aus, bekommt er nur den zeitanteiligen Teil der Kosten, tagesgenau gerechnet. Für Heizkosten sieht §9b HeizkostenV vorrangig eine Zwischenablesung vor. Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die auf sie entfallenden Kosten selbst; er darf sie nicht auf die übrigen Mieter verteilen.

Schritt 6: Abrechnung erstellen und zustellen

Eine formell wirksame Abrechnung enthält mindestens:

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
• den angewendeten Umlageschlüssel mit Verteilungsgrundlage,
• die Berechnung des Mieteranteils,
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben).

Dazu gehören der Hinweis auf die Einwendungsfrist des Mieters (zwölf Monate nach Zugang) und auf das Recht zur Belegeinsicht. Nach der Abrechnung dürfen beide Seiten die monatliche Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§560 Abs. 4 BGB).

Mit vermiito erledigen Sie alle sechs Schritte in einem geführten Ablauf: Objekt und Mieter anlegen, Kosten mit dem passenden Schlüssel erfassen, Heiz- und CO2-Daten von der Brennstoffrechnung übernehmen, Ergebnis prüfen und je Mieter ein fertiges PDF herunterladen.